Personvernerklæring
Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Safetec samler inn og bruker personopplysninger. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger.
Safetec, ved daglig leder (CEO), er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Den daglige oppfølgingen kan være delegert i enkelte tilfeller. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret.
Personopplysninger vi samler inn og behandler
Vi behandler i hovedsak personopplysninger i følgende tilfeller:
- Du har sendt oss en henvendelse
- Du har et kundeforhold
- Du har meldt deg på et kurs eller arrangement i regi av Safetec
- Du har deltatt i en spørreundersøkelse i regi av Safetec
- Du besøker våre nettsider
- Du har søkt jobb, eller en jobbsøker har angitt deg som referanse
- Du er eller har vært ansatt i Safetec
Safetec har en IKT-driftsmodell der vi drifter en stor del av våre systemer selv, men der vi også har overlatt driften av noen systemer til eksterne parter. Der vi drifter selv, bruker vi også eksterne konsulenter. Alle våre leverandører er forpliktet til å jobbe fra Norge, og i de tilfellene data flyttes ut av våre egne servere, lagres dette på servere i Norge.
Henvendelser
Safetec benytter e-post og telefon for å følge opp henvendelser, operasjonell virksomhet og i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling registreres og lagres dersom det er nødvendig for å svare ut forespørsler, oppfylle avtaler eller rettslige forpliktelser. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet under (se «Opplysninger om kunder»).
Ansatte har en oversikt over de siste anropene på sine telefoner, men det gjøres ingen systematisk registrering eller opptak av telefonsamtaler. Safetecs medarbeidere er ansvarlig for å slette e-poster som ikke lenger er aktuelle. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer. Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via ukryptert e-post.
Behandlingsgrunnlaget for henvendelser er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Den berettigede interessen er å kunne følge opp e-post og telefonhenvendelser ved behov.
Kundeforhold
I forbindelse med kundeforhold er vi pålagt å innhente opplysninger som navn, adresse, organisasjonsnummer og øvrig nødvendig informasjon. Disse opplysningene benytter vi kun for å behandle ditt kundeforhold, gjennom for eksempel å svare på forespørsler, sende tilbud og utføre ordre. Kundeopplysninger registreres i vårt prosjektrom og tilhørende kundedatabase.
Vi tar vare på de opplysningene du gir oss så lenge vårt kundeforhold består. Du har rett til innsyn, retting og sletting av data vi har lagret om deg. Etter endt kundeforhold vil vi også ta vare på data så lenge vi ser det hensiktsmessig. Dette for å hjelpe deg med eventuell historikk om du skulle ha behov for det.
Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b, som tillater oss å behandle opplysninger for å oppfylle en avtale, eller med hensikt om avtaleinngåelse; samt personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c, som er som tillater oss å behandle opplysninger for å oppfylle en rettslig forpliktelse.
Kurs og arrangement
Ved påmelding til et kurs eller arrangement i vår regi vil vi be om opplysninger slik som navn, kontaktinformasjon og arbeidssted. I tillegg kan vi be om informasjon om matallergier. Formålet med opplysningene er å gi informasjon til deltakerne, utarbeide deltakerlister til deltakerne, ta inn kursavgift, samt administrere og tilrettelegge arrangementer.
Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. De berettigede interessene er å gjennomføre kurs og arrangement på en god måte.
Spørreundersøkelser
Safetec bruker SurveyXact fra Rambøll til å gjennomføre spørreundersøkelser. Det er kun Safetec og Rambøll som har tilgang til opplysningene som samles inn. En egen databehandleravtale mellom Safetec og Rambøll regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles. I tilfeller hvor Safetec gjennomfører spørreundersøkelser med behandling av personopplysninger for kunder vil det foreligge behandlingsavtaler med disse. Vi vil alltid informere om formålet med spørreundersøkelsen, hvor lenge dataene oppbevares og andre rettigheter gjennom et informert samtykke. Safetec vil ikke dele opplysningene med andre eller bruke opplysningene til andre formål enn det som er angitt. Data fra spørreundersøkelser som brukes for fremtidige sammenligninger og forskning vil alltid være anonymisert.
Besøk på våre nettsider
Los & Co Drammen er tjenesteleverandør av https://www.safetec.no/. Leverandøren Blåis bidrar til drift og utvikling av nettstedene. Det er kun Safetec og tjenesteleverandøren med eventuelle underleverandører som har tilgang til opplysningene som samles inn. Egne databehandleravtaler mellom Safetec og tjenesteleverandørene regulerer hvilken informasjon leverandørene har tilgang til og hvordan den skal behandles.
Informasjonskapsler
På bakgrunn av funksjonalitet og brukeropplevelse samler vi inn informasjon fra deg som besøker nettsiden vår. For å gjøre dette benytter vi informasjonskapsler på nettsiden vår. Noen av disse er nødvendige for funksjonalitet, mens andre er basert på samtykke. Du kan lese mer om vår bruk av informasjonskapsler i Cookie-erklæringen vår.
Nettstatistikk
Safetec samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på https://www.safetec.no/. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.
Behandlingsgrunnlaget for generering av anonym statistikk er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å forbedre og videreutvikle informasjon på nettsidene våre.
Jobbsøknad
Dersom du søker jobb i Safetec må vi behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad. Vi behandler da de opplysningene du oppgir til oss gjennom dokumentene du sender oss, blant annet søknad, CV, vitnemål og attester. I tillegg til eventuelle intervju, kan Safetec også gjennomføre egne undersøkelser, for eksempel samtaler med jobbsøkerens referanser.
Safetec benytter CVideo sin jobbportal til rekrutteringsformål. Registrering i databasen er basert på frivillig samtykke. Det behandles bare personopplysninger som den enkelte kandidat selv avgir i forbindelse med at vedkommende oppretter en profil. CVideo behandler kandidatopplysninger på vegne av Safetec og benytter underleverandører som bistår med behandlingen. En databehandleravtale regulerer hvordan personopplysningene skal behandles. Informasjon om CVideo sin behandling av kandidatopplysninger finnes her: https://app.cvideo.no/assets/terms/terms-2-no.pdf.
For å vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Denne bestemmelsen tillater oss å behandle personopplysninger når det er nødvendig for å gjennomføre tiltak på jobbsøkers anmodning før en avtale inngås.
Dersom vi gjør egne undersøkelser ut over dette, for eksempel å kontakte noen som har utstedt en attest, men som ikke er oppgitt som referanse, er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse. Den berettigete interessen er å finne riktig kandidat til stillingen.
Søknader oppbevares i CVideos sin jobbportal og slettes automatisk etter 24 måneder dager. En jobbsøker kan når som helst trekker tilbake sitt samtykke om behandling av personopplysninger. Da blir opplysningene slettet fra CVideos kandidatbase.
Rettigheter
Innsyn i egne opplysninger
De som er registrert i et av Safetecs systemer har rett på innsyn i egne opplysninger.
Korrigering av personopplysninger
Du kan be oss om å rette eller supplere opplysninger dersom disse er feilaktige eller misvisende.
Sletting av personopplysninger
Du kan be oss om slette opplysninger om deg. Opplysninger som vi er pålagt å beholde av hensyn til rettslige forpliktelser vil imidlertid ikke bli slettet.
Begrensning av behandling av personopplysninger
I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg. Dette gjør du ved å administrere samtykker eller reservasjoner i våre løsninger.
Protestere mot en behandling av personopplysninger
Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling.
Dataportabilitet
Du har rett til å få utlevert dine personopplysninger i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format.
Du kan klage på vår behandling av personopplysninger
Dersom du mener vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven håper vi du vil si ifra ved å ta kontakt med oss. Du kan også klage over vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet.
Kontaktinformasjon
For spørsmål knyttet til denne personvernerklæringen, eller utøvelse av dine personvernrettigheter ta kontakt med oss på e-post eller telefon:
E-post: post@safetec.no
Telefon: +47 73 90 05 00
Postadresse: Sluppenvegen 6, 7037 Trondheim
Endringer i personvernerklæringen
Siste oppdatert 07.12.2022.